CLICK HERE FOR BLOGGER TEMPLATES AND MYSPACE LAYOUTS »

Aseriquays

Foto saya
-computer said- Hello! there's one messages! : ( a girl sound ) " hi! diah's here. thx for visit my blog ya! i'm thirteen and contact me at : ddrr.dee@hotmail.com so avaroku_ddrr@yahoo.com. oyea, hope you enjoy yaa and i'm very thanked if you give some comment " -computer said- leave messages for reply. thankyou

my zodiak

November 23, 2008

E-MAIL

E-MAIL SEBAGAI SARANA KOMUNIKASI

PENGERTIAN E-MAIL
E-mail adalah surat yang berbentuk elektronik, dan merupakan alat komunikasi yang murah dan cepat. Dapat mengirim pesan dalam bentuk surat ke seluruh dunia. Cara penulisan sama seperti membuat surat biasa. Keuntunganya adalah kita dapat mengirim e-mail kepada banyak penerima sekaligus dalam waktu bersamaan.
Sebagai sarana mengirimkan surat, e-mail juga mempunyai fasilitas untuk menyertakan lampiran-lampiran. Hanya saja lampiran-lampiran tersebut harus lah berbentuk file-file computer. File yang dilampirkan dalam sebuah e-mail dikenal dengan istilah File Attachment. File-file attachment dari sebuah e-mail dapat berupa file apa saja, termasuk file dokumen 9.doc), Excel (.xls), program (.exe), gambar (.JPG), dan sebagainya.
Dari segi layanan yang diberikan, ada 3 jenis e-mail yang digunakan saat ini, antara lain :

POP mail, adalah e-mail yang diterima melalui Internet Service Provider yang menjadi langganan kita. Kelebihan POP mail adalah dapat dibaca dalam kondisi offline (tidak terhubung). Mengecek e-mail dapat dilakukan dengan cara menghubungkan komputer dengan internet, kemudian mendownload e-mail dari server alamat e-mail dan memutuskan hubungan dengan internet. Setelah itu, kita dapat membaca satu persatu e-mail yang diterima dan dapat membuat balasan. Dalam mengirim balasannya, kita harus mempunyai program client mail, seperti Eudora dan Microsoft Outlook Express di komputer yang digunakan.
Kekurangan dari POP mail adalah kita tidak dapat membuka e-mail dari sembarang tempat.

E-mail berbasis web, adalah layanan e-mail yang ditawarkan oleh website-website penyedia jasa layanan e-mail, seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail, plasa.com, dan lain-lain. Kelebihannya layanan ini diberikan secara gratis dan dapat mengecek e-mail dari mana saja. Kekurangan dari e-mail jenis ini adalah kita bisa membaca e-mail hanya dalam kondisi online, sehingga membutuhkan biaya koneksi yang lebih besar.

E-mail forwarding, adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang diterimanya ke alamat e-mail yang lain. E-mail jenis ini bermanfaat bagi orang yang suka ganti-ganti alamat e-mail.
Kelebihan e-mail ini adalah bisa menyembunyikan alamat e-mail yang
sesungguhnya. Kekurangan e-mail ini adalah karena hanya bersifat
perantara dan harus meneruskan e-mail yang diterima ke alamat yang lain,
dan membutuhkan waktu yang lebih lama.



MEMBUAT E-MAIL ACCOUNT

Disini, kita akan membahas bagaimana memanfaatkan e-mail sebagai sarana komunikasi. Kita akan menggunakan layanan e-mail dari Yahoo, yang biasa disebut dengan YahooMail.
Langkah-langkah dalam membuat e-mail account di YahooMail adalah sebagai berikut :

a. Jalankan browser. Di kotak Address, ketiklah alamat website tempat kita ingin membuat
e-mail account. Disini kita akan membuka www.yahoo.com. Halaman web dari yahoo akan
ditempilkan.

b. Untuk menampilkan layanan mail dari yahoo, kliklah link Mail yang terdapat di halaman
web yahoo. Halaman web untuk layanan e-mail dari Yahoo akan ditampilkan.

c. Di halaman web, carilah kotak dialog user ID dan password. Di bagian tersebut terdapat
tombol Sign in untuk Login dan tombol Sign Up untuk mendaftar. Klik tombol Sign Up.
Halaman web untuk pendaftaran account baru akan ditampilkan.

d. Isikan semua data yang diminta. Pada bagian Yahoo! ID, masukkanlah user ID yang
dipilih.User ID tersebut akan digunakan sebagai nama di alamat e-mail kita.

e. Untuk mengecek apakah Yahoo! ID yang dimasukkan masih dapat digunakan, kliklah
tombol Check Availability of This ID. Jendela baru untuk mengecek apakah Yahoo! ID
masih dapat digunakan atau tidak akan ditampilkan.

f. Jika ID yang dipilih tidak dapat digunakan lagi, gantilah dengan ID yang lain sampai ID
tersebut dapat digunakan.

g. Setelah melengkapi semua data yang ada, kliklah tombol I Agree. Halaman web yang
menyatakan proses pendaftaran sudah selesai akan ditampilkan.

h. Klik tombol Continue with out installing Yahoo! Toolbar. Halaman web untuk login akan
ditampilkan dengan cara mengetik alamat URL untuk layanan e-mail Yahoo!
http://mail.yahoo.com. Halaman web untuk login akan ditampilkan

i. Masukkanlah user ID dan password yang sudah dibuat. Kemudian klik tombol Sign In.
j. Klik tombol teks link Inbox. Halaman web yang memuat daftar surat yang ada di kotak
surat kita akan ditampilkan.

k. Di halaman kotak surat kita dapat melihat sebuah tabel yang memuat surat-surat yang ada
di kotak surat kita. Di tabel daftar surat tersebut terdapat kolom Sender, Subject, date,
dan Size.

Masing-masing kolom yang terdapat di kotak surat dapat dijelaskan sebagai berikut :

- Sender memuat keterangan tentang nama pengirim e-mail.
- Subject memuat judul atau subjek isi surat.
- Date memuat keterangan kapan e-mail tersebut diterima.
- Size memuat keterangan ukuran file surat tersebut.

Pada saat mengisi data-data, kita dapat memilih layanan berbahasa Indonesia dengan cara memilih Yahoo!Indonesia di kotak pilihan Prefered Content, atau YahooID@yahoo.co.id

LOGIN DAN LOGOUT

Proses login dilakukan dengan terlebih dahulu menampilkan halaman web untuk login, kemudian kita masukkan user ID dan password di kotak teks login yang tersedia, setelah itu klik tombol Sign In.

Sebaliknya apabila kita sudah selesai bekerja dengan e-mail, kita harus menutup e-mail account kita (log out), agar orang lain tidak dapat masuk ke e-mail account kita. Langkah-langkah untuk Log Out adalah sebagai berikut ;

a. Carilah tombol atau teks link log out di halaman web. Di Yahoo istilah yang digunakan
untuk log out adalah Sign out.
b. Klik tombol atau teks link tersebut. Tunggulah sampai halaman web untuk menyatakan
proses telah selesai ditampilkan,

MENULIS DAN MENGIRIMKAN EMAIL

Kita dapat menulis e-mail di program pengolah kata kemudian mengopikannya ke e-mail kita agar dapat menghemat waktu koneksi kita ke internet.
Menulis dan mengirimkan e-mail dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Bila kita belum login ke e-mail account, kita harus login terlebih dahulu.

b. Kliklah tombol Compose di bagian kiri halaman web YahooMail. Halaman web untuk
menulis surat akan ditampilkan.

c. Masukkanlah alamat e-mail penerima dan subjek dari e-mail yang akan kita kirim.

d. Ketiklah isi e-mail.

e. Setelah selesai menulis isi e-mail, kliklah tombol Send.

f. Bila pengiriman e-mail sukses, akan ditampilkan halaman web yang menyampaikan pesan
bahwa e-mail kita sudah dikirim. E-mail kita akan dikirim ke alamat e-mail, sesuai dengan
alamat e-mail yang dimasukkan.

Sedangkan jika kita ingin kembali ke daftar e-mail sambil menecek apakah ada e-mail yang masuk atau tidak, kita dapat mengeklik tombol Check Mail.

MEMBUKA E-MAIL

Bila kita ingin membaca sebuah e-mail, terlebih dahulu kita harus masuk ke kotak surat, kemudian membuka e-mail yang ingin dibaca.
Langkah-langkah untuk membuka sebuah e-mail adalah sebagai berikut :

a. Tampilkanlah halaman login YahooMail
b. Masukkanlah user ID dan Password. Klik tombol Sign In. Jika user ID dan password yang
dimasukkan benar, halaman web untuk e-mail account akan ditampilkan.
c. Di halaman web yang ditampilkan, klik Inbox. Halaman web yang memuat daftar e-mail
yang ada di kotak surat akan ditampilkan.
d. Untuk membaca e-mail, klik dua kali di subjek e-mail yang ingin dibaca. Isi e-mail akan
ditampilkan.
e. Setelah kita membaca e-mail yang kita pilih, kita dapat membaca e-mail selanjutnya
dengan cara mengeklik tombol Next. Atau, kita bisa juga kembali melihat daftar e-mail
yang masuk dengan cara mengeklik tombol Back di toolbar atau mengeklik teks link Inbox

MENJAWAB E-MAIL

Menjawab e-mail dikenal dengan istilah Reply.
Langkah-langkah untuk menjawab sebuah e-mail adalah sebagai berikut :

a. Setelah membaca e-mail, klik tombol Reply. Halaman web untuk menjawab e-mail akan
ditampilkan.
b. Pada kotak teks To, nama dan alamat e-mail tujuan langsung diisikan. Ketiklah isi e-mail
yang menjadi jawaban kita.
c. Klik tombol Send. Halaman web yang menyatkan e-mail kita sudah dikirim akan
ditampilkan.


MENERUSKAN E-MAIL ( FORWORD )

Meneruskan sebuah e-mail dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Bukalah dan bacalah e-mail. Jika ingin meneruskannya keorang lain, klik teks link Forward. Halaman web untuk meneruskan e-mail akan ditampilkan.
Masukkanlah alamat tujuan.
Ketiklah isi e-mail jika ingin menambahkannya.
Klik tombol Send. Jika proses pengiriman berjalan lancar, halaman web yang menyatakan pengiriman telah selesai dilakukan akan ditampilkan.

MENGGUNAKAN E-MAIL UNTUK MENGIRIMKAN FILE

Mengirimkan file melalui e-mail di Yahoo dibatasi sampai 5 buah file saja. Total besar file tidak boleh lebih dari 10 MB. Bila lebih dari 5 file atau lebih 10 MB kita dapat mengirimkannya berkali-kali.
Cara lain adalah dengan mengompres file-file tersebut dengan program WinZip atau WinRar sebelum mengirimkannya. Cara ini akan memuat banyak file digabungkan menjadi satu file saja, hanya perlu dipertimbangkan apakah penerima e-mail tersebut memiliki program yang sama.
Mengirimkan e-mail yang disertai dengan file attachment dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Kliklah teks link Compose. Halaman web untuk menulis e-mail akan ditampilkan.
b. Isikanlah alamat e-mail penerima dan subjek e-mail.
c. Ketiklah isi e-mail.
d. Di bagian atas isi e-mail, cari dan kliklah tombol Attach files. Halaman web untuk
menambahkan file-file yang ingin dijadikan file attachment akan ditampilkan.
e. Untuk menambahkan file yang ingin disertakan bersama e-mail, klik tombol Browse.
Kotak dialog Choose file akan ditampilkan.
f. Carilah dan kemudian pilihlah file yang ingin disertakan. Klik tombol Open. Kotak dialog
Choose file akan ditutup dan halaman web untuk menambahkan file akan ditampilkan. Jika
ingin menambahkan file yang kedua, kliklah tombol Browse yang kedua dan pilihlah file
yang kedua. Lakukanlah sampai semua file yang ingin disertakan telah dipilih.
g. Kliklah tombol Attach Files. File-file yang telah dipilih akan di-scan terlebih dahulu
sebelum disertakan bersama-sama e-mail. Bila proses scanning telah selesai , halaman web
yang menampilkan daftar file yang disertakan akan ditampilkan .
h. Selanjutnya, untuk menampilkan halaman isi e-mail yang sudah ditulis, klik tombol
Continue to Message. Halaman web yang berisi e-mail yang sudah ditulis akanditampilkan.
i. Jika masih ada isi surat yang ingin ditambahkan, ketiklah di bagian isi surat. Jika tidak,
kliklah tombol Send untuk mengirimkan e-mail bersama-sama dengan file-file yang sudah
dipilih. Tunggulah sampai halaman web untuk mengkonfirmasikan keberhasilan
pengiriman e-mail telah ditampilkan.

MENYIMPAN FILE ATTACHMENT

Untuk mendownload dan membuka file yang disertakan di e-mail, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Bukalah e-mail yang mempunyai file attachment. Halaman web untuk e-mail yang dibuka akan ditampilkan.
Dibawah teks isi e-mail, kita dapat melihat nama file yang disertakan dalam e-mail tersebut.
Klik file yang ingin disimpan. File tersebut akan di scan dan kemidian halaman web untuk mendownload file akan ditampilkan.
Klik tombol Download Attachment. Kotak dialog file download akan ditampilkan.
Kliklah tombol Save untuk menyimpan file attachment. Kotak dialog Save As akan ditampilkan.
Pilihlah folder tempat kita akan menyimpan file tersebut. Nama file attachment akan ndiberikan sesuai dengan file aslinya. Kita dapat mengganti nama file tersebur jika kita menghendakinya. Klik tombol Save. Kotak dialog proses download akan ditampilkan.
Tunggulah sampai proses penyimpanan file selesai. Jika sudah selesai, kotak dialog Download complete akan ditampilkan.
Klik tombol Open untuk membuka file tersebut. Klik tombol Open Folder untuk membuka folder tempat file tersebut disimpan. Atau, Klik Close untuk menutup kotak dialog Download complete dan kembali ke halaman web.
Di halaman web kliklah tombol Back to Message. Halaman web yang menampilkan pesan e-mail akan ditampilkan. Kliklah file attachment berikutnya yang ingin didownload dan ikut kembali langkah-langkah di atas.

MENGHAPUS E-MAIL
E-mail yang sudah dibaca dapat dihapus dengan cara meneklik tombol Delete.


ETIKA MENGIRIM E-MAIL

Dalam penggunaan e-mail juga harus mematuhi etika-etika agar komunikasi berjalan dengan baik.

Beberapa etika yang perlu diterapkan adalah sebagai berikut :
a. Salam Pembuka
b. Perkenalkan diri
c. Langsung ke pokok permasalahan.
d. Jawablah semua pertanyaan.
e. Lakukan pengeditan.
f. Gunakan subjek yang sesuai.
g. Mengatur prioritas.
h. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.
i. Jangan meneruskan e-mail berantai.
j. Hormati privasi orang lain.
k. Jangan melakukan spam.
l. Gunakan huruf besar seperlunya.
m. Hati-hati bila menggunakan singkatan dan ikon emosi.
n. Jangan terbawa emosi.
o. Bersabarlah menunggu balasan e-mail.
p. Ketertarikan yang berbeda.
q. Jangan lampirkan file yang tidak perlu.
r. Buatlah layout yang baik.

MAILING LIST

Kumpulan dari e-mail yang membentuk sebuah kelompok di sebut Mailing List (milis). Milis bisa menjadi tempat untk berdiskusi, berbagi cerita, dan sebagainya bagi orang-orang yang tergabung dalam kelompok tersebut.
Di internet ada banyak website yang menyediakan jasa layanan milis di antaranya PlasaGroups, YahooGroups, dan sebagainya.

MEMBUAT MAILING

Langkah-langkah untuk membuat milis di YahooGroups adalah sebagai berikut :
a. Tampilkan YahooGroups di browser Internet Explorer dengan cara mengetik
www.yahoogroups.com di Address.
b. Pada bagian atas halaman web YahooGroups, klik teks ling Sign In.
c. Masukkanlah user ID dan password. Kemudian klik tombol Sign In. Jika user ID dan
password yang dimasukkan benar, halaman web selamat datang akan ditampilkan.
d. Untuk membuat milis baru, klik link create group.
e. Dari daftar kategori group milis yang ada, pilihlah group untuk milis tersebut.
f. Pilih kembali kategori group yang lebih kecil.
g, Pada halaman web yang muncul, klik tombol Place my group here untuk menempatkan milis
yang sedang dibuat di kategori group yang sudah dipilih.
h. Masukkanlah deskripsi milis yang sedang dibuat. Kemudian klik tombol Continue dibagian
bawah halaman web.
i. Masukkanlah Word Verification sesuai dengan gambar yang ditampilkan. Klik tombolContinue.
j. Selanjutnya kita dapat mengundang orang lain untuk bergabung dengan milis yang sudah
dibuat. Caranya adalah dengan meneklik link Invite People to Join.
k. Masukkanlah alamat-alamat e-mail dari orang-orang yang ingin diundang bergabung.
Kemudian ketiklah e-mail untuk mengundang orang-orang tersebut.
l. Jika merasa belum cocok dengan e-mail tersebut, klik tombol Edit dan lakukan pengeditan.
Sebaliknya, jika sudah sesuai, kliklah tombol Invite People.
m. Klik tombol Go to Group untuk melihat web dari milis yang baru saja dibuat.

PERTIMBANGAN MENJADI ANGGOTA MILIS TERTENTU

Sebelum memutuskan untuk bergabung dalam sebuah milis, berikut ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan :
Tujuan milis.
Seberapa banyak e-mail yang masuk.
Waktu yang kita miliki untuk membuka e-mail.

MENDAFTAR MENJADI ANGGOTA MILIS

Langkah-langkah dalam mendaftar menjadi anggota sebuah milis sebagai berikut:
Masuklah ke e-mail account kita.
Klik tombol Compose.
Masukkan alamat e-mail untuk mendaftar ke milis tersebut.
Klik tombol Send. Setelah pesan terkirim, kita akan menerima sebuah e-mail untuk konfirmasi pendaftaran milis yang sudah dilakukan.
Bukalah e-mail tersebut. Isi e-mail akan ditampilkan.
Kliklah tombol Reply, halaman web untuk mereply e-mail tersebut akan ditampilkan.
Kliklah tombol Send. Selanjutnya kita akan menerima e-mail kita telah diterima dalam milis yang kita daftar.

MENGIRIMKAN E-MAIL KE MILIS
Cara mengirim milis sama saja dengan mengirim e-mail, hanya perbedaannya di kotak isian alamat e-mail yang dituju kita mengisikan alamat milis.

BERHENTI MENJADI ANGGOTA MILIS

Bila kita ingin berhenti dari milis, kita dapat mengirim e-mail untuk berhenti menjadi anggota milis. Langkah-langkah yang harus dilakukan sebagai berikut:
masuklah kekotak surat e-mail kita.
Klik tombol Compose untuk menulis sebuah e-mail.
Di kotak teks To isikanlah alamat untuk berhenti dari anggota milis yang kita ikuti.
Kosongkan subjek dan isi surat.
Klik tombol Send.
Tunggu sampai kita menerima e-mail konfirmasi bahwa kita ingin keluar dari milis. Jika sudah menerima e-mail konfirmasi tersebut, bukalah.
Kliklah tombol Reply.
Kliklah tombol Send. E-mail yang kita reply akan dikirim. Selanjutnya kita akan dikeluarkan dari milis.

ETIKA DALAM MILIS

Beberapa kesalahan pelanggaran etika milis yang sering dilakukan adalah sebagai berikut :
Tidak mengganti subjek saat diskusi sudah berganti topik.
Mengirim file besar kepada teman/rekan kerja.
Posting ke milis padahal seharusnya japri (jalur pribadi).
Mengirim ulang e-mail.
Memposting topik yang tidak pada tempatnya.

1 komenss:

ReYnoLd mengatakan...

makasih bu...

MESSAGES